Prontuários
O prazo para arquivamento dos prontuários em papel é de 20 anos. Decorrido esse prazo, os prontuários em papel que contiverem informações relevantes dos pontos de vista científico, histórico, epidemiológico, social ou legal, devem continuar arquivados definitivamente. Os que não forem assim classificados, mediante critérios de amostragem predefinidos pelas Comissões de Prontuários e transcorridos vinte anos, poderão ser destruídos, eliminados ou incinerados.
Dessa forma, segundo Araújo (2005), o tamanho da sala para o arquivo depende do sistema de arquivamento, da movimentação, dos ambulatórios e do tempo convencionado para a conservação dos prontuários. A área física total do SAME (Serviço de Arquivo Médico e Estatística) deverá ser equivalente à soma das áreas mínimas destinadas a cada uma das sessões.
Vamos imaginar a prateleira de um SAME! Vamos pensar em um hospital com 100 leitos e que a média diária de papéis arquivados nestes prontuários fossem apenas três novas folhas, entre laudos de exames, anotações, evoluções e prescrições de toda a equipe de saúde, haveria 300 novos papéis por dia, 9.000 por mês e aproximadamente 108.000 papéis por ano.
Prontuário Eletrônico
O prontuário eletrônico é um documento único constituído por um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada. Possui caráter legal, sigiloso e científico.
Quanto à implantação do prontuário eletrônico, podemos inferir que o espaço físico necessário não necessitaria mais do que uma sala refrigerada para a alocação dos equipamentos que serão usados.
O prontuário eletrônico do paciente é apresentado como proposta para atender as demandas decorrentes do imenso volume de papéis necessários para a guarda, conforme preconizado pela legislação, além de atender aos novos modelos de atenção e de gerenciamento dos serviços de saúde.
É considerado um meio físico, um repositório em que todas as informações de saúde, clínicas e administrativas são armazenadas, ao longo da vida de um indivíduo. O compartilhamento destas informações pela rede de atenção em saúde é vital para avaliação, vigilância e construção das bases epidemiológicas do país. Este prontuário é considerado também uma tecnologia estratégica para o país.
O cuidado seguro requer informações também seguras por parte de toda a equipe de saúde, lembre-se de que a enfermagem está presente nas 24 horas e, para tanto, faz-se necessário entender que a equipe "física" muda pelo menos três vezes durante estas 24 horas, portanto é dever e direito do paciente que toda e qualquer ação seja registrada.
Caso a instituição ou o serviço de saúde adotem o sistema de registro eletrônico, é necessário que, em atenção às normas de segurança, seja providenciada a assinatura digital dos profissionais. Caso contrário, o prontuário deverá ser impresso para que os profissionais da equipe de saúde, obrigatoriamente, promovam a identificação profissional e a assinatura do responsável pela anotação. Somente assim este documento poderá ser considerado "legal".
O termo assinatura digital refere-se a uma tecnologia que permite garantir a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos e que é tipicamente tratada como análoga à assinatura física em papel. Difere de assinatura eletrônica, que não tem valor legal por si só, pois se refere a qualquer mecanismo eletrônico para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica, seja por meio de escaneamento de uma assinatura, identificação por impressão digital ou simples escrita do nome completo.
Os prontuários que já foram transformados em meio eletrônico, óptico ou magnético (digitalização, microfilmagem, etc.) e os que assim já foram diretamente criados, sem utilização de papel e desde que respeitada a rigorosa legislação arquivística, deverão ser guardados de forma definitiva e ininterrupta pela instituição.
** Texto obtido do Programa de Aprimoramento Profissional - Proficiência (Conselho Federal de Enfermagem - COFEN)
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